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Protégete desde la firma del contrato
Lo principal es garantizar protegerse antes de que este problema ocurra. Ya se trate de un acuerdo de colaboración o de un contrato de prestación de servicios, es importante que cliente y proveedor pacten y acuerden, punto por punto, el contrato. Los aspectos clave que deben tenerse en cuenta para satisfacción de ambas partes, son los siguientes:- Objeto del contrato: qué se contrata, qué incluye y qué excluye.
- Condiciones económicas: precio del servicio, forma de pago y qué ocurrirá en caso de impago.
- Condiciones de ejecución: Plazos de ejecución, así como los pormenores de las tareas y funciones.
- Responsabilidades y garantías: compromisos y obligaciones de ambas partes. Especifica lo que ocurrirá si no se cumple el contrato.
- Derechos de autor: Por un lado están los derechos y servicios del autor y por el otro los derechos de explotación del trabajo que realiza.
- Comunicación: es importante tener una comunicación permanente con quien presta el servicio. Hablar tanto de los requerimientos del proyecto como de las dudas que puedan surgir de manera directa. El correo electrónico debe ser complementario.
- Revisiones del proyecto: deben evaluarse tras cada entrega. Permiten mejorar el producto, ajustar los requerimientos y garantizar la calidad del proyecto que se ejecuta.
Cómo evaluar a los proveedores
Hay una serie de características que debes valorar antes de elegir a tus proveedores. Esto te permitirá a ti o a tu empresa reducir los riesgos, optimizar la inversión en los productos o servicios y garantizar los plazos de entrega. Por ello, te recomendamos seguir una serie de pasos antes de elegir a un proveedor:
- Selección: valora los precios, la calidad del servicio que ha prestado con anterioridad, los plazos de entrega con una prueba previa, la capacidad de adaptación a tus requerimientos, su reputación y los recursos con los que cuenta para realizar el producto o servicio.
- Contrato de confidencialidad: es posible que la elaboración del producto o servicio que requieres, implique el manejo de datos o información sensible para tu empresa o proyecto. Por ello, te vendría bien que el proveedor firme un contrato de confidencialidad.
- Oferta y lista de proveedores: haz una criba y evalúa previamente a los potenciales proveedores. Internet y las recomendaciones de terceros son un buen punto de partida para valorar y comparar. Luego, elabora una lista.
- Envío de propuestas a los potenciales proveedores: ahora toca enviar un correo electrónico inicial con la presentación de tu empresa y las características del proyecto que quieres encomendar.
- Evaluación de las propuestas: es el momento de valorar y puntuar las diferentes propuestas que te han enviado los proveedores y poner en marcha los criterios de selección del primer punto.
- Elaboración del contrato: aquí conectamos con el primer epígrafe del artículo. Plazos de entrega claros y garantizar la calidad del producto o servicio, con beneficios para ambas partes.
¿Y si a pesar de todo, el proveedor no cumple el contrato?
Existen tres criterios generales que nos permitirán identificar si el proveedor no cumple con el contrato.
- Dolo: incumple lo previsto en el contrato con premeditación.
- Negligencia: cumple con su parte del contrato pero comete errores o fallos involuntarios que incumplen con los criterios acordados.
- Responsabilidad objetiva: incumple con el contrato aunque no sea su culpa. Factores externos o ajenos al proveedor alteran el cumplimiento del contrato.
En caso de que se den algunas de estas tres circunstancias, pueden utilizarse diversas formas de hacerle saber al proveedor de que incurre en el incumplimiento del contrato:
- Comunicación vía burofax: se realiza el envío urgente de un documento a través de correos o por correo electrónico con firma digital. Se especifican los fallos del servicio, para que sepa de qué forma se ha producido un incumplimiento del contrato. Este mecanismo permite llegar a una solución consensuada sin intervención de las instituciones jurídicas.
- Resolución de conflictos: si el proveedor no ha respondido el comunicado vía burofax o correo electrónico, se puede recurrir a la mediación o el arbitraje. Solo si no se le quiere interponer una demanda. Es una gestión voluntaria que busca que se alcance un acuerdo o pacto vinculante. En caso de que no funcione, se puede optar por el acto de conciliación: se le pide al proveedor que asuma el incumplimiento del contrato a través de un documento que se presenta en los juzgados.
- Demanda: la última opción, en caso de que los dos recursos anteriores no funcionen, es presentar una demanda judicial para un procedimiento de juicio verbal u ordinario. Un juez dictará sentencia sobre el caso.
Proveedores versus consumidores
Hay que tener en cuenta que si un proveedor no cumple con un contrato, no podremos acogernos a la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios. De acuerdo a esta normativa, la figura del consumidor se plantea solo cuando se trata de un particular, pero no cuando son empresas o autónomos quienes contratan a otras empresas o autónomos para que desarrollen proyectos o les provean de bienes o servicios.
Si necesitas algún tipo de asesoría para evitar sobresaltos en la relación con tus proveedores, contáctanos. En Atrium Abogados contamos con un equipo multidisciplinar, que defenderá tus intereses en ámbitos diversos: derecho administrativo, civil, mercantil, penal, laboral y finanzas corporativas. Nos avalan 14 años de trayectoria que estaremos encantados de poner a tu disposición.
