Qué hay que hacer si los socios no aprueban las cuentas anuales para evitar sanciones

Las empresas, en tanto que personas juŕidicas, poseen algunas obligaciones ineludibles que deben cumplir. Una de ellas es la de aprobar y depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil. Estas cuentas no son más que una serie de documentos que recogen la información financiera de una empresa. Su objetivo es muy claro: informar con precisión sobre la actividad financiera que han tenido a lo largo del año fiscal. A pesar de que este procedimiento no tiene porqué ser difícil, a veces pueden surgir problemas. Por ejemplo, si los socios no aprueban las cuentas anuales. A continuación te explicamos qué hay que hacer en esta situación.

¿Qué empresas están obligadas a presentar las cuentas anuales?

El listado de empresas que están sujetas a esta obligación es amplio, y va más allá de las sociedades anónimas y las sociedades limitadas. También deben hacerlo las sociedades comanditarias por acciones y de garantía recíproca, los fondos de pensiones, al igual que otros empresarios que en virtud de disposiciones vigentes vengan obligados a dar publicidad a sus cuentas anuales. También deben hacerlo las sociedades dominantes de un grupo que presente cuentas consolidadas, las sociedades extranjeras que tengan abiertas sucursales en España, las sociedades colectivas y comanditarias simples, cuando a la fecha de cierre del ejercicio todos los socios colectivos sean sociedades españolas o extranjeras. No hay que olvidar a las fundaciones, que depositarán las cuentas anuales en el Registro de Fundaciones, con cuentas anuales consolidadas cuando se encuentre en cualquiera de los supuestos previstos para la sociedad dominante.

¿Cuál es el procedimiento?

La respuesta a esta pregunta puede encontrarse en la Ley de Sociedades de Capital, pero aquí te resumimos los puntos más importante. Lo primero que hay que saber es que es el órgano de administración el que debe formular las cuentas. Cuando se aprueban por la Junta General, el órgano de administración dispone de un plazo de un mes para depositarlas en un Registro Mercantil, en concreto, la certificación de los acuerdos de la junta de aprobación de dichas cuentas, debidamente firmadas y de aplicación del resultado así como, en su caso, de las cuentas consolidadas.

Si llegados a este punto está todo correcto, no habrá mucho más que hacer. Si, en cambio, el registrador aprecia algún defecto, el registrado emitirá una calificación negativa y no podrá llevar a cabo la inscripción.

Y si mis socios no aprueban las cuentas anuales, ¿qué tenemos que hacer?

Por desgracia, en las empresas no todo es siempre un camino fácil y agradable. Al contrario, en muchas ocasiones, los socios pueden tener importantes discrepancias o intereses divergentes. Por eso, esta pregunta es importante, ya que si bien es una situación que es mejor evitar, por desgracia, puede ocurrir. Como es fácil suponer, llevar al registro unas cuentas que no están aprobadas es una de las causas que llevarán al registrador a emitir esa no deseada calificación negativa. Y aunque es mejor que no ocurra, lo cierto es que se puede gestionar para evitar sanciones y problemas mayores.

Aun cuando se sepa con antelación que las cuentas no se van a aprobar, es necesario que el administrador convoque a la junta de socios. Una vez constatada la no aprobación de las cuentas, deberá reflejarse en el acta, que deberá ir firmada por todos los asistentes. Una vez hecho eso, el administrador deberá seguir unos determinados pasos.

En primer lugar, tendrá que emitir un certificado en el que se exprese la falta de aprobación y los motivos. Este documento debe ir con firma legitimada por un notario. En segundo lugar, deberá presentar dicho certificado ante el Registro Mercantil antes de que transcurra un año del cierre del ejercicio social.

Siguiendo estos sencillos pasos, la sociedad obligada a presentar las cuentas podrá evitar el cierre registral. De esta forma, esquivará cualquier consecuencia de la falta de depósito. Eso sí, si la situación no es algo puntual y se alarga en el tiempo, el administrador tendrá que presentar cada seis meses un acta notarial (o un escrito con su firma legitimada por notario) en el Registro Mercantil. En esta acta tendrá que constar que siguen sin poder aprobarse las cuentas anuales por los mismos motivos.

En Atrium Abogados sabemos que la prevención es la mejor forma de evitar problemas en la gestión de tu empresa. Si te encuentras en esta situación, ponte en contacto con nosotros. Disponemos de un equipo especializado en Derecho Mercantil que se pondrá a tu disposición para tramitar el depósito de las Cuentas Anuales y para prevenir y gestionar cualquier problema que se produzca en la Junta que debe aprobarlas.